Modulo Control Contratos
El módulo de contratos maneja versiones de Operacion Nacional y tambien Internacional, tiene una funcionalidad orientada al manejo y control que deben hacer las Oficinas Jurídicas para el trámite de Legalización y Perfeccionamiento de los Contratos, Ordenes de Servicio, Modificaciones a los Contratos en curso y Liquidacion de Contratos que les soliciten las demás áreas de la Compañia. Para este fin los responsables de la contratación de que requieran estos Servicios Juridicos, deben hacerlo a través de la plataforma, diligenciando los formularios con los datos del contrato necesarios para la elaboracion de las minutas y con los respectivos documentos soportes que deben ser analisados por los abogados.
Toda la documentacion que ha sido aportada para la realizacion de la minuta y el perfeccionamiento del contrato queda digitalizada en la aplicacion, para crear todo el historico y el expediente digital del contrato.
Al realizar el control de terminos de la gestion interna, bo cuneta los tiempos en que el tramite queda a cargo de las areas solitants, que deben contestar llos requerimientos de las areas internas.
El sistema maneja una trazabilidad de actividades, con los diferentes roles que deben intervenir en la contratación, asi como una interaccion con los funcionarios a cargo de las diferentes autorizaciones y aprobaciones de los borradores de los contratos.
Cuenta con modulo especial de las plantillas de minutas o modelos de los contratos, en donde algunos campos son diligenciados de forma automatica por la aplicacion.
Permite la radicacion de todos los documentos, actas, estudios, informes, conceptos que sirvieron de base para la elaboracion del contrato.
Los reportes de control de la gestion presentan la información detallada por abogado y general de la oficina con respeto a los contratos perfeccionados, a los contratos, en tramite, y a los contratos o solicitudes de contrato abandonadas
Novedades
El sistema de contratos permite integrarse con las diferentes aplicaciones de la organizacion a traves de WEB SERVICES
Maneja todos los datos de las polizas, amparos fechas vigencias, valores y aprobaciones
Cuenta con un repositorio de reportes estadisticos y detallados para consultas de todo el tramite y la gestion
Cuenta con alarmas para el control de: vencimientos del contrato, prorrogas automaticas, vencimiento de polizas, tramites atrasados