Módulo Control Contratos
El módulo de control de contratos maneja versiones de Operación Nacional y también Internacional, tiene una funcionalidad orientada al manejo y control que deben hacer las Oficinas Jurídicas para el trámite de Legalización y Perfeccionamiento de los Contratos, Ordenes de Servicio, Modificaciones a los Contratos en curso y Liquidación de Contratos que les soliciten las demás áreas de la Compañía. Para este fin los responsables de la contratación que requieran estos Servicios Jurídicos, deben hacerlo a través de la plataforma, diligenciando los formularios con los datos del contrato necesarios para la elaboración de las minutas y con los respectivos documentos soportes que deben ser analizados por los abogados.
Toda la documentación que ha sido aportada para la realización de la minuta y el perfeccionamiento del contrato queda digitalizada en la aplicación, para crear todo el histórico y el expediente digital del contrato.
Al realizar el control de términos de la gestión interna, se cuentan los tiempos en que el trámite queda a cargo de las áreas solicitantes, que deben contestar los requerimientos de las áreas internas.
El sistema maneja una trazabilidad de actividades, con los diferentes roles que deben intervenir en la contratación, asi como una interacción con los funcionarios a cargo de las diferentes autorizaciones y aprobaciones de los borradores y documentos finales de los contratos.
Cuenta con módulo especial de plantillas de minutas o modelos de los contratos, en donde algunos campos son diligenciados de forma automática por la aplicación.
Permite la radicación de todos los documentos, actas, estudios, informes, conceptos que sirvieron de base para la elaboración del contrato.
Los reportes de control de la gestión presentan la información detallada por abogado y general de la oficina con respecto a los contratos perfeccionados, a los contratos en tramite, y a los contratos o solicitudes de contrato abandonadas
Novedades
El sistema de contratos permite integrarse con las diferentes aplicaciones de la organizacion a traves de WEB SERVICES
Maneja todos los datos de las pólizas, amparos fechas vigencias, valores y aprobaciones
Cuenta con un repositorio de reportes estadísticos y detallados para consultas de todo el trámite y la gestión
Cuenta con alarmas para el control de: vencimientos del contrato, prórrogas automáticas, vencimiento de pólizas, trámites atrasados entre otras.